El software ERP es una pieza imprescindible en la gestión empresarial. Y como toda herramienta de uso cotidiano necesita una revisión de vez en cuando para asegurarnos de que funciona correctamente y que sus capacidades rinden al máximo. ¿Sabes cómo hacer más productivo tu programa ERP?

Aplicar un mantenimiento IT continuo es la clave para que los dispositivos, equipos y sistemas empresariales se ejecuten adecuadamente y no tengamos que enfrentarnos a situaciones límite por sorpresa, que siempre llegan en el peor momento. En definitiva en el mundo de las TICs hay que actuar como con aparatos tan cercanos a nuestra vida privada como el coche, la aspiradora, la tostadora, la afeitadora… sin el cuidado oportuno, no funcionarán bien y su vida útil se acabará antes de tiempo.

Volviendo a los ERPs, es importe dejar claro que no basta con desplegar el mejor programa ERP del mercado para conseguir automáticamente su máxima productividad. Esta depende del uso que hagamos de él. Su infrautilización o mala utilización pone en peligro inversiones muy importantes, algo determinante para el futuro de la compañía.

Puntos de partida para desplegar un ERP eficaz 

Existen diversos condicionamientos incluso antes de implantar la solución ERP que si no están bien resueltos van a impedir su óptimo rendimiento. Son aspectos que se presupone deben ser considerados en el diseño previo del proyecto, pero si la empresa ha llevado a cabo la implantación del ERP sin los conocimientos oportunos o ha delegado en una empresa sin la correcta formación y experiencia, se convierten en obstáculos para obtener las ventajas del programa ERP desde el principio.

Nos referimos primero a la selección de la mejor solución ERP. Es decir, cada negocio es diferente y es necesario elegir un programa ERP que se ajuste a sus particularidades. Y, en todo caso, saber personalizar el ERP.

Por otra parte, resulta imprescindible realizar una limpieza de la base de datos para que el ERP procese datos únicos para toda la empresa, siendo veraces, íntegros y actualizados. De esta manera, se garantiza que todas las decisiones que se tomen basadas en informes y análisis del ERP están basadas en datos fiables.

Igualmente importante es la verificación de que el ERP es la plataforma centralizada para toda la gestión de la empresa. Es decir, es necesario consolidar en el ERP todos los sistemas que se utilizaban anteriormente en silos. Hay que centralizar en el ERP toda la gestión de la compañía. Y si es el caso, desplegar las APIs oportunas para vincularlo con otros programas clave en el negocio.

Auditar la utilización del ERP

Los puntos que hemos indicado en el anterior apartado son algunos de los aspectos que pueden identificarse haciendo una auditoría del uso interno del ERP. Pero previamente hay que ir determinando qué hemos identificado en el uso del ERP, qué vemos que falla, qué expectativas teníamos que no se han cumplido, y una vez analizadas seremos capaces de señalar qué se está haciendo mal para tomar las medidas oportunas y corregir la situación.

Para realizar esta auditoría y el análisis obligado, es fundamental que solicitemos la participación de todos aquellos perfiles que utilizan el ERP diariamente. Su opinión es muy importante para conocer los puntos a mejorar. Con toda la información es el momento de diseñar un plan de mejora del ERP.

Mejoras para aumentar la productividad del ERP

1. En demasiadas ocasiones, el principal fallo que impide el pleno rendimiento de un ERP es el desconocimiento de sus funcionalidades. Es lo mismo que nos pasa con muchos de las aplicaciones y dispositivos que consumimos en nuestra vida privada. Este desconocimiento impide basarse en el ERP para conseguir los objetivos del negocio y la gestión empresarial, desaprovechando oportunidades de negocio y capacidades para identificar puntos de reducción de costes.
2. La vía de solución es  la formación de usuarios de ERP. Es crítico que los empleados conozcan el alcance del ERP y todas sus posibilidades para simplificar su trabajo. Solo así se conseguirá no solo su correcta utilización, sino su complicidad para aceptar el ERP como nueva herramienta de trabajo y facilitar la gestión del cambio.
3. Aquí recuperamos la importancia de una correcta elección del ERP que apuntábamos en el primer apartado. En este proceso de selección es determinante elegir programas ERP con interfaz amigable, que simplifique la navegación por él. En este sentido, es muy recomendable optar por aquellos software ERP con asistentes virtuales, como ALISIO de Sage 200 Advanced Edition, que guían a los usuarios.
4. Otra consideración a tener en cuenta es desplegar ERP avanzados con analítica e IA. La tecnología de inteligencia artificial amplifica la productividad de una solución ERP. Es un paso más al Business Intelligence, que permite conocer en tiempo real no solo las causas de una consulta o resultado, sino predecir y avisar antes de que ocurran.

Son capacidades, también, presentes en el ERP Sage Advanced Edition. Orbit Consulting Group es especialista en el despliegue y el mantenimiento de ERPs, y en especial de las soluciones de gestión empresarial de Sage. Un ERP es un sistema imprescindible para garantizar la competitividad de las Pymes. No te la juegues, solicita nuestros servicios para mejorar la productividad del ERP.

Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional