Un programa ERP y un programa CRM son dos sistemas diferentes, pero el impacto tan positivo que tiene su integración en la gestión del negocio es tal que casi podríamos configurar una herramienta única entre ellos y hablar de Software de Gestión ERP & CRM.

Por esa razón, al elegir y adquirir un CRM, es crítico comprobar su capacidad para integrarse con el sistema ERP de la compañía; y a la vez, es muy recomendable apoyarse en especialistas TI que aporten su experiencia en este tipo de proyectos. La combinación de estos dos factores permitirá a la empresa sacar el máximo rendimiento a ambas soluciones.

¿Cuál es el mejor ERP? ¿Cuál es el mejor CRM? Son muchas las variantes para responder estas preguntas, pero lo que sí es seguro es que los mejores software ERP y sistemas CRM son los que faciliten la sincronización de datos entre los dos. Obviamente, existen diferencias entre CRM y ERP que aportan a cada uno un valor diferente, pero su principal valor es justamente poder ofrecer conjuntamente las ventajas de cada uno.

Compartir datos e información entre ambos, a través de un único interfaz de integración, agiliza el trabajo del equipo comercial, evita introducir información duplicada, perder contactos o dar un mal servicio que suponga la pérdida de un cliente, por ejemplo. Es decir, no solo mejorar la gestión de clientes, sino la gestión de la compañía, que siempre debe prevalecer. Veamos algunos escenarios prácticos.

¿Qué datos compartir entre un CRM como programa enfocado al equipo comercial y el ERP empresarial?

• Clientes 360º. Un software de gestión de clientes no puede darnos una visión global de los mismos que nos permita conocerlos a fondo para no desaprovechar ninguna oportunidad comercial. El equipo de ventas debe tener acceso a todos los datos referidos a él, desde los básicos de contacto a su historial de envíos, contratos o contabilidad. Esa información tiene que ser bidireccional entre los dos sistemas. El personal cuenta de esta manera con datos reales y precisos, evitando meter a mano datos que pueden acompañarse de errores.

• Historial financiero. Compartir entre el programa de CRM y el software de gestión ERP todos los datos relativos a pedidos, envíos y facturación de los clientes permite contar con un pool de información clave a la hora de predecir futuras demandas o descubrir tendencias de ventas a lo largo del año. Eso ayuda, enormemente, a la hora de planificar capacidades y cargas de trabajo para contar con un inventario eficiente en todo momento.

• Gestión de pedidos. El acceso de todo el personal, más allá del comercial, a los datos vinculados a los pedidos impacta directamente en su capacidad para planificar la demanda y su suministro. Para ello, eso sí, es necesario tener claro todos los procesos que se mueven en torno a los pedidos para diseñar dónde y cómo incorporar estos datos y automatizar flujos. La participación de un socio tecnológico con amplia experiencia en integraciones de CRM y ERP agiliza esta fase previa de modelización imprescindible.

• Trabajo de campo. La integración software de gestión ERP & CRM no solo ayuda a mantener alta la satisfacción del cliente, sino que incrementa la productividad del personal de campo y mejora la gestión de su trabajo. Por ejemplo, conectar las visitas abiertas con el coste de la hora o conocer si las piezas que se necesitan para hacer una reparación existen en el almacén, permiten optimizarlas y cumplir con las expectativas del cliente.

• Catálogo de productos y devoluciones. Acceder desde el programa CRM al listado completo de productos y precios permite al equipo comercial ajustar al máximo propuestas atractivas para el cliente en tiempo real según las necesidades de este y los intereses de la empresa (líneas de negocio que potenciar, ítems con problemas de stock, etc.). De igual manera, la conexión CRM y ERP resulta muy interesante a la hora de controlar las devoluciones y su impacto en el inventario y la planificación de producción.

Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid.