Casi todas las organizaciones han ido incorporando soluciones informáticas para resolver necesidades puntuales. Con el tiempo se han encontrado con un puzzle de aplicaciones con funciones limitadas. Es el momento de entender por qué es necesario implementar un programa ERP y cómo hacerlo identificando a la solución que mejor se ajuste a las necesidades de tu negocio.
Ya sea por el crecimiento de la empresa, por la necesidad de optimizar y rentabilizar los procesos de negocio o por la urgencia en adaptarse a las demandas del mercado y los clientes, la mayoría de las empresas se han dado cuenta de que no les basta con seguir trabajando con tareas manuales, aplicaciones ofimáticas, tipo Excel, o sistemas legacy que son incapaces de actualizar para añadir nuevas funciones.
Con ese planteamiento es imposible organizar y gestionar adecuadamente los datos empresariales, no existe comunicación entre los distintos sistemas y departamentos por lo que no se comparte la información. En este escenario, se duplican los datos y los esfuerzos en su generación, almacenamiento y recuperación. Acceder a una única información corporativa veraz y actualizada es una quimera.
Para qué sirve un software ERP y por qué implementar un programa ERP
Las empresas, por el contrario, necesitan un entorno en el que haya comunicación entre los distintos procesos de negocio, que estos se gestionen con la máxima agilidad, y que en tiempo real pueda consultarse todo tipo de información corporativa (negocio, clientes, proveedores…) para reaccionar rápidamente ante una incidencia o un cambio necesario tomando las decisiones correctas.
Eso se consigue automatizando la gestión empresarial mediante la implantación de soluciones de negocio TI innovadoras como un programa ERP y su integración con un software CRM, centrado en la gestión de clientes.
Con una solución ERP óptima es posible centralizar en un único software toda la gestión de la información interna y externa que necesita la empresa para ser competitiva. Es un programa al que acceden todos los departamentos, de manera que todos manejan los mismos datos. Una vez se incluye uno en él, queda registrado para ser usado por todo aquél que lo necesite.
De las ventajas de un software ERP, la principal es su capacidad para gestionar todas las áreas de la empresa (finanzas, compras y ventas, proyectos, fabricación, RRHH, comercial…), vinculando datos de unas y otras para obtener una visión 360º de todo el negocio. Es importante, por tanto, implementar un programa ERP.
Pero no se trata de una foto fija, un programa ERP avanzado permite recoger todos esos datos para realizar informes de forma personalizada cruzándolos y comparándolos entre ellos, aplicando distintas variables (tiempo, localización, tipo productos, precios…). Implementar un ERP analítico es una ventaja competitiva.
Fases para desplegar la mejor solución ERP
Como en cualquier inversión en TI, el despliegue de un software ERP necesita de un líder que organice la gestión del cambio y detecte claramente las debilidades, particularidades y objetivos corporativas que van a determinar la selección del programa ERP más adecuado.
Apuntamos algunos puntos que hay que tener en cuenta para llevar a cabo una implementación eficaz de un ERP:
1) Consulta las distintas áreas de la empresa. El ERP va a ser una herramienta para todos, por lo que es fundamental involucrar a los distintos departamentos en el proyecto desde el principio. Las sugerencias de las personas que toman decisiones en ellos serán fundamentales para ayudarte a llevar a buen puerto el despliegue.
2) Detecta los posibles problemas. Necesitas identificar los retos de partida, y los que pueden surgir durante el proyecto. Algunas cuestiones claves son: ¿Es necesario actualizar la infraestructura TI? ¿Con qué sistemas quieres que se integre el ERP? ¿Es posible esa integración?
3) Define el propósito de la implementación. ¿Se debe a que el negocio necesita expandirse? ¿El detonante es ahorrar costes en los procesos? ¿Cuántas personas van a utilizarlo? ¿Qué diferentes roles tendrán los usuarios?, ¿Qué departamentos tendrán un uso más intensivo?, etc.
4) Pide ayuda a un especialista para elegir el ERP. En el mercado existen muchos productos ERP por lo que tomar esta decisión es cada vez más difícil. Si tienes a tu lado a profesionales en servicios IT, todo resultará más sencillo y el nivel de satisfacción será mayor.
Una empresa especializada en Soporte TI te ayudará a decidir aspectos clave como qué módulos te interesa incorporar, si es más interesante para tu empresa optar por un modelo on-premise, por suscripción online o en la Nube, se encargará de liderar su implantación de forma transparente sin cortes en el negocio, configurará el ERP de forma personalizada, asumirá la formación de los usuarios y te ofrecerá servicios de mantenimiento correctivo y evolutivo de forma continua para poder implementar un programa ERP.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
