Organizar los proyectos, las asignaciones de tareas y las citas es una de las labores más tediosas del día a día de los responsables de área y trabajadores de servicios en las empresas. Lograr que todo cuadre resulta muy complicado. En este post, presentamos las ventajas de utilizar Odoo como software de planificación y gestión de citas para disfrutar de un proceso más sencillo y colaborativo.
Gestionar el horario de los empleados, sus turnos y las citas en áreas como sevicios y ventas es una tarea de mucho caladode del que se le presupone para rentabilizar los proyectos en marcha. Es fundamental poder prever su recorrido y resolver en tiempo real posibles incidencias que puedan surgir.
Dejarlo todo en manos de una única persona es abrumador para el responsable. Y por el contrario, decidir que cada trabajador lleve su propia agenda crea silos de trabajo sin conexión que dificultan el desarrollo óptimo de la actividad. Es básico crear un ecosistema colaborativo en el que responsables, empleados y clientes participen de manera flexible para ajustar los planes a los requisitos de cada uno.
Eso es lo que ofrecen las aplicaciones Odoo Planeación y Odoo Citas que pertenecen al módulo Odoo Servicios. Son unas de las más de 80 apps que componen la plataforma SaaS Odoo para la gestión integral de la empresa.
Planificación sencilla a base de clics con Odoo
La planificación colaborativa de proyectos y turnos de empleados con Odoo Planeación permite una coordinación sencilla de los recursos y las necesidades a cubrir. La facilidad de uso de esta solución es tal que con tan solo un clic se crean, asignan y modifican turnos. Y lo más interesante, los propios empleados pueden acceder a un portal personal en el que informarse de sus horarios, pudiendo tomar turnos abiertos o rechazar asignaciones. Y todo desde cualquier dispositivo fijo o móvil.
Odoo para planificación cuenta con múltiples funciones avanzadas que simplifica al máximo preparar la estructuración, coordinación y asignación de turnos y tareas. Un ejemplo es la posibilidad de acceder a vistas Gantt o de listas en las que, de un vistazo, ver calendarios por día, semana o mes de los turnos, viendo claramente lo asignado y lo que queda por asignar.
Los turnos se pueden crear, modificar y gestionar simplemente arrastrándolos de un punto a otro. Y pueden agruparse como se desee, por puesto, empleado, proyecto… Además, es posible crear plantillas, utilizar turnos recurrentes así como copiar y reajustar. Teniendo siempre la seguridad de que el sistema avisa si se programan varios turnos para el mismo empleado.
Creación de portales personales en Odoo Planeación
Una de las grandes ventajas de Odoo Planeación es la creación de portales personales a los que los empleados pueden acceder para ver y gestionar sus horarios, anular sus asignaciones y apuntarse a turnos abiertos.
Los portales personales también son una herramietna para los responsables. En ellos se pueden crear todo tipo de informes aplicando las consideraciones, filtros y temporalidad que se quiera. Los reportes se complementan con diversos gráficos, ya sean de barras, líneas o circulares. Incluso existe la posibilidad de realizar tablas dinámicas avanzadas y exportar los datos a archivos .xls.
Herramienta de Odoo para agendar citas online 24/7
La versatilidad y simplicidad de Odoo como plataforma de gestión empresarial se muestra claramente en aplicaciones como Odoo Citas. Es un programa de autoservicio online que permite tanto a los empleados como a los clientes programar las citas sobre el mismo calendario (Calendar Google, iCal Apple, Microsoft Outlook) coordinando las disponibilidades de unos y otros.
La transparencia es máxima para que todo el mundo esté informado. Así, es posible insertar enlaces de las citas en sitios web, en la firma del correo electrónico o en RRSS. Las citas pueden crearse y modificarse ofreciendo todo tipo de datos, quiénes son los interlocutores; fecha, hora y lugar… enviando emails de inmediato a los interesados, así como recordatorios.
Una funcionalidad avanzada de Odoo Citas es que el organizador puede incorporar un formulario con los campos que desee para que el destinatario lo complete al recibir la invitación. De esta manera, puede recopilar los datos que le interese con antelación al encuentro y es capaz de calificar eficientemente los leads.
Además de ser una aplicación accesible desde cualquier dispositivo móvil ofrece funciones completas en cuanto a zonas horarias y multiidioma para asignar de forma eficaz las citas a las personas correctas.
Personalizar las funcionalidades de Odoo para planificación y gestión de citas
En posts previos hemos resumido las principales características de la app Odoo Servicios de Asistencia (HelpDesk), la app Odoo para Servicios de Campo y la app Odoo para Hojas de horas, que forman parte también del módulo de Servicios de Odoo.
La nueva versión Odoo 17 potencia el uso de la inteligencia artificial en todas sus aplicaciones. También en las comentadas anteriormente, aumentando su valor y sencillez de uso. ¿Quieres recibir consultoría en Odoo? Contáctanos. Orbit Consulting Group es especialista en Odoo Enterprise, la versión comercial de Odoo que puede personalizarse a las necesidades de cualquier negocio.
Orbit Consulting Group es una empresa que diseña e implanta soluciones de Negocio y Gestión ágiles, sencillas y asequibles para Pymes en Madrid, con capacidad para realizar proyectos a nivel nacional e internacional.
